Política de tratamiento
de datos personales

Esta política establece cómo SWC Industries S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales, y cómo usted puede ejercer sus derechos como titular. Aplica a clientes, proveedores, empleados, candidatos, contratistas y a cualquier persona que nos contacte por nuestros canales.

1. Responsable del tratamiento

Razón social	SWC Industries S.A.S.
Dirección	Carrera 9 # 35-104, Apto. 902, Torre 3, Edificio Saeway 935, Corregimiento La Boquilla, Cartagena, Bolívar, Colombia
Correo	operations@safewatercompliance.com
Teléfono	+57 310 278 0969

2. Marco legal

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las decisiones de la Corte Constitucional y de la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.

3. Definiciones

• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
• Base de datos. Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible. Dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, políticos, religiosos o sindicales.
• Encargado. Persona o empresa que trata los datos por cuenta del responsable.
• Titular. Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Datos que tratamos

• Identificación y contacto. Nombre, documento de identificación, cargo, empresa, correo, teléfono, ciudad y país.
• Comerciales y contractuales. Cotizaciones, órdenes de compra, facturas, datos de pago, documentos de aduana e importación.
• Técnicos y operativos. Datos de la planta, análisis de agua, caudales, registros de muestreo, cadena de custodia e informes de puesta en marcha, cuando identifican a la persona responsable.
• Laborales. Hojas de vida, antecedentes académicos y laborales, y los datos necesarios para administrar la relación laboral o contractual.

No solicitamos datos sensibles salvo que sean estrictamente necesarios, por ejemplo datos de salud ocupacional para el ingreso a un sitio. En esos casos lo advertimos, informamos que responder es facultativo y pedimos una autorización específica.

5. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes de información, evaluaciones técnicas, dimensionamiento y cotizaciones.
• Ejecutar, administrar y hacer seguimiento a contratos de venta, importación, montaje y puesta en marcha de equipos.
• Coordinar muestreos, pruebas piloto, visitas técnicas y capacitación de operadores.
• Gestionar casos de garantía, repuestos y soporte posventa con el fabricante.
• Emitir facturas y cumplir obligaciones contables, tributarias, aduaneras y societarias.
• Enviar información técnica o comercial de nuestro portafolio cuando el titular lo ha solicitado o autorizado.
• Adelantar procesos de selección y administrar la relación laboral o contractual.
• Responder requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.

6. Autorización

Obtenemos la autorización antes del tratamiento, por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de autorización en el formulario de contacto o firmar un formato o contrato. Conservamos prueba de la autorización y podemos entregar copia a solicitud del titular.

No se requiere autorización cuando lo exija una orden judicial, una obligación legal, un registro público o administrativo, una urgencia médica o un asunto de registro civil, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

7. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en particular cuando sean parciales, inexactos, incompletos, engañosos o no autorizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

8. Área responsable y canales

Las consultas y reclamos son atendidos por el área administrativa y jurídica de SWC Industries S.A.S. por estos canales:

• Correo electrónico: operations@safewatercompliance.com
• Comunicación escrita a Carrera 9 # 35-104, Apto. 902, Torre 3, Edificio Saeway 935, Corregimiento La Boquilla, Cartagena, Bolívar, Colombia
• Teléfono: +57 310 278 0969

9. Procedimiento para consultas

El titular, sus causahabientes o representantes pueden consultar los datos que tenemos sobre él. Envíe la solicitud por uno de los canales anteriores, con el nombre, el documento de identificación, la petición concreta y una dirección para la respuesta. Respondemos en un término máximo de diez días hábiles. Si no es posible, informamos los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco días hábiles adicionales.

10. Procedimiento para reclamos

Si considera que el dato debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hemos incumplido la ley, envíe un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la petición y los documentos de soporte. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco días siguientes que lo complete; si no responde en dos meses, se entiende que desistió.

Recibido el reclamo completo, incluimos en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y respondemos en un término máximo de quince días hábiles. Si no es posible, informamos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho días hábiles adicionales.

Puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado este trámite ante nosotros.

11. Encargados y transferencias internacionales

Usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta para alojamiento, correo electrónico, almacenamiento documental, contabilidad y logística. Algunos de ellos, y los equipos técnicos del fabricante, están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. En todos los casos exigimos garantías de seguridad y confidencialidad y limitamos la transferencia a lo que la finalidad requiere. Al autorizar esta política, el titular acepta esa transferencia.

12. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales al riesgo: control de acceso por rol, conexiones cifradas, copias de respaldo, cláusulas de confidencialidad con personal y proveedores, y disposición segura de registros físicos y digitales.

13. Datos de menores de edad

Solo tratamos datos de niños, niñas y adolescentes cuando responde a su interés superior, con autorización del representante legal y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, como lo exige la ley. Nuestros canales no están dirigidos a menores de edad.

14. Vigencia

Esta política rige a partir del 2 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades aquí descritas y por el término adicional que exijan las normas contables, tributarias, laborales y comerciales aplicables a la compañía.

Cualquier cambio a esta política se publicará en esta página. Los cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento se comunicarán a los titulares antes de su entrada en vigencia.